Uma das áreas essenciais para o desenvolvimento e equilíbrio de uma empresa é a gestão de stocks.

Assegurar stock suficiente para dar uma resposta rápida às necessidades dos clientes e evitar tanto a escassez como o excesso de mercadoria armazenada é uma tarefa destemida.   Para isso, é fundamental implementar uma estratégia que permita ter um controlo eficiente e em tempo real da mercadoria disponível, facilitando os processos administrativos e minimizando os erros operacionais.

O tempo que decorre entre a encomenda do cliente até à entrega é cada vez mais um fator importante na decisão de compra.

Como é que as empresas podem então ter um controlo eficaz de stocks?

Um dos desafios que as empresas se deparam é precisamente este. Conseguir ter um equilíbrio entre ter stock suficiente para dar uma resposta rápida às encomendas e evitar o excesso de mercadoria armazenada.

No passado o controlo de stocks era feito através de uma folhe de excel, nos dias de hoje, na maioria das empresas,  todo este processo é feito através de um software de gestão de stocks, cada vez menos complexo e muito mais intuitivo com vista à automatização de processos permitindo cada vez mais ter um controlo rigoroso das entrada e saídas do produto, gestão de localização, otimização do picking e packing  e respetivos custos.

Aqui ficam oito dicas para uma eficiente gestão de stocks:

1 - Redução de stock sem rotação

Existem produtos que por terem sido descontinuados, por estarem ultrapassados tecnologicamente, ou simplesmente deixaram de ter procura por parte dos consumidores já não tem possibilidades de serem vendidos. Uma gestão de stocks eficaz permite antecipar estes cenários, evitando assim encher o armazém com produtos que o mercado já não absorve.

2 - Diminuição de custos de armazenamento

Armazenar uma grande quantidade de artigos que não se consegue escoar, ocupa espaço de armazenagem o que implica um aumento de custo fixo para a empresa sem benefício algum, bem como dificulta a entrada de produtos realmente importantes que façam impulsionar as vendas.

3 - Ajuda a fazer crescer o negócio

Uma gestão de stocks eficaz é aquela que permite otimizar o investimento e garantir disponíveis os artigos com maior procura. Verdadeiro suporte às vendas, ajuda a não perder um negócio por indisponibilidade ou ineficiente localização de um produto.

4 - Melhorar a gestão de inventário

Garantir a disponibilidade dos produtos para satisfazer, no momento presente, as necessidades dos clientes é fundamental. Uma simples falha nesta etapa pode ser crucial para perder dinheiro. Para evitar o maior número de perdas é importante ter em linha de conta algumas medidas tal como a utilização de sistemas de código barras, o stock deve estar devidamente identificado de modo a permitir uma análise pormenorizada. Esta identificação evita trocas de produtos, facilita a sua localização e o controlo da quantidade disponível.

5 - Registar os artigos assim que são rececionados

Registar a encomenda no momento que a receber. Esquecer este passo resulta na perda do controlo de todo o processo.

6 - Planificação das ações de compra

Adquirir produtos com antecedência, ter em conta os períodos especiais do ano e entender o mercado são alguns dos exemplos que ajudam a reduzir o risco de perda e a aumentar a rentabilidade.

Para isso garantir um bom planeamento das atividades é tão importante.  O departamento compras deve ter sempre em consideração a evolução das vendas, assim como espaço para as compras de produtos urgentes, que resultam muitas vezes em aquisições a preços elevados. Por isso, por um lado evita fazer aquisições excessivas, assegurando que não existam perdas significativas, por outro evita o armazenamento de grande quantidade de artigos que não se consegue escoar, ocupando espaço de armazenagem que poderia ser utilizado para outros produtos com maior rotação / rentabilidade.

7 - Stock sem rotação

Há produtos que não podem ser vendidos por deixarem de ter procura, por terem sido descontinuados. Neste caso, uma boa gestão permite antecipar e prever estas situações. Com regularidade aconselha-se a fazer uma separação dos artigos que estão armazenados há demasiado tempo.

8 - Garantir a segurança dos meios de transporte

Se o transporte para as entregas depende de terceiros, esta tarefa é também especialmente importante, dado serem eles que fazem a entrega final ao cliente. É importante assegurar que os produtos cheguem em perfeito estado e no tempo definido, para garantir a boa qualidade do serviço e o cumprimento dos prazos de entrega seja devidamente assegurado.

Uma boa gestão de stocks influencia diretamente a rentabilidade do negócio e é um dos aspetos mais importantes de uma empresa. Para o negócio crescer, o objetivo não passa apenas por fornecer mercadoria, mas também oferecer um serviço de qualidade ao cliente, aumentando a rentabilidade. Para isso, existem várias melhorias que podem se aplicadas, esperamos ter sido uteis e tenhamos contribuído para a otimização da gestão do vosso armazém tornando-o mais competitivo.

Fiquem bem!

Ricardo Porto